IMSS preserva su legado y transformación administrativa con inscripción al Registro Nacional de Archivos
La inscripción del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) al Registro Nacional de Archivos, la actualización de su catálogo documental, la digitalización de más de 40 mil documentos de acceso libre y gratuito, son muestra de la transformación administrativa realizada durante la gestión del director general, Zoé Robledo.
Durante el foro “A seis años de la publicación de la Ley General de Archivos: retos y realidades de los sistemas institucionales de archivos, Jorge Marengo Camacho, secretario técnico adjunto de la Comisión Presidencial para la Conmemoración de Hechos, Procesos y Personajes Históricos de México, afirmó que el acto de preservar, cuidar y ordenar la memoria es revolucionario.
En representación del director general del Seguro Social, Marengo Camacho resaltó que también, en un esfuerzo de depuración archivística, con la transformación administrativa, el Grupo Interdisciplinario del Archivo IMSS ha dado de baja, tras 20 sesiones de trabajo, más de 94 mil 300 cajas, equivalentes a 2 mil 12 toneladas.
Por su parte, el director general del Archivo General de la Nación, Carlos Enrique Ruiz Abreu, señaló que la Ley General de Archivos es un marco legal de vanguardia en materia archivística y el más completo en la región iberoamericana. Es un referente ampliamente consultado para la actualización de la legislación archivística de la región. En México, representa un avance importante en la regulación de la gestión documental y archivística a nivel nacional, estableciendo principios y bases para un tratamiento homogéneo de los archivos por parte de los sujetos obligados.
Indicó que su importancia radica, en primer lugar, en que define principios, derechos y obligaciones en relación con los archivos. En segundo lugar, establece un Sistema Nacional de Archivos que requiere la coordinación y normatividad de todas las autoridades en los tres niveles y los tres poderes de gobierno. Por último, implementa instrumentos de gestión documental estandarizados.
Refirió que a pesar de sus importantes aciertos y tras cinco años de su entrada en vigor, se requieren reformas para abordar deficiencias y retos en su implementación tales como: Los mecanismos de sanción y exigibilidad en el cumplimiento de la ley podrían ser más robustos.
Además, se necesita fortalecer los instrumentos de seguimiento, auditoría y evaluación, como la publicación de catálogos de disposición documental, guías simples de archivo o actualización de disposición documental, aspectos en los que varios sujetos obligados presentan un rezago de más de una década. Además, es fundamental que las máximas autoridades de cada institución aseguren cumplir con las obligaciones establecidas en la ley.
Dijo que la Ley General de Archivos busca mejorar la gestión documental y el acceso a la información, pero enfrenta desafíos que requieren atención continua. Es necesario perfeccionar y consolidar el marco normativo, así como lograr una implementación más integral y sostenible para impactar positivamente en el sistema archivístico mexicano.
Por su parte, el titular de la División de Administración de Documentos y coordinador de Archivo del Seguro Social, Marco Antonio Orozco Zuarth, indicó que al dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, su función social se convierte en un elemento para la transformación de la operación administrativa y con ello, el trabajo archivístico es un componente fundamental de la transformación del sector salud y de la seguridad social.
Apuntó que bajo esa premisa, el titular del Instituto, Zoé Robledo, impulsa el tema de archivos para mejorar el servicio a los derechohabientes y coadyuvar a la transparencia.
Señaló que en un diagnóstico inicial se encontraron millones de documentos, algunos generados hace 30, 40 e incluso 50 años, entre ellos más de 100 millones de recetas médicas, 30 millones de expedientes clínicos, 10 millones de tarjetas de registro y 10 millones de expedientes contables, entre otros documentos que ocupaban espacios innecesariamente.
Destacó que con la asesoría del Archivo General de la Nación, fue posible implementar el inventario genérico que ha permitido abatir el problema
El Seguro Social, dijo, cuenta ahora con un nuevo Catálogo de Disposición Documental que refleja su estructura funcional y facilita la administración de documentos. Ahora, las áreas administrativas y unidades médicas realizan anualmente una desincorporación inmediata.
En este momento, abundó se han desincorporado 82 mil 644 cajas que representan más de 983 toneladas y 39 mil 669 metros cuadraos lineales liberados.
Refirió que para el registro de expedientes, el Seguro Social trabaja en una nueva versión del Sistema de Administración de Documentos, que se complementará con el Sistema Automatizado de Gestión de Archivos (SAGA), diseñado por el Archivo General de la Nación.
En la misma ceremonia, el director general Archivo General de la Nación, Carlos Enrique Ruiz Abreu, entregó un reconocimiento al titular del IMSS, Zoé Robledo, por el trabajo que se ha hecho para organizar, mejor que nunca, todos los archivos del Instituto; y al Instituto Mexicano del Seguro Social por siempre estar pendiente del AGN y por el cumplimiento de la Ley General de Archivos.